dropbox เป็นบริการตัวหนึ่งที่มีประโยชน์ต่อการทำงานอย่างมาก ผมรู้จักบริการตัวนี้ในยุคที่เริ่มใช้ netbook จริงจัง ซึ่งการใช้ netbook จะเป็นการใช้คอมพิวเตอร์ตัวเล็ก เบา สเป็คไม่สูงมาก พื้นที่ฮาร์ดดิสก์จำกัด มีความคล่องตัว พกพาง่าย และต่ออินเทอเน็ตจากที่ไหนก็ได้ที่มี wifi หรือ โน้ตบุ๊คบางตัวก็ใส่ซิมแล้วสามารถออนไลน์ได้ตลอดเวลา และการใช้งานยุคนั้นก็จะมีการใช้ซอร์ฟแวร์ที่ช่วยเก็บไฟล์งานบนคราวด์ นั่นทำให้รู้จัก dropbox เป็นครั้งแรก

บริการ dropbox เป็นบริการบนอินเทอเน็ต เราสามารถเก็บไฟล์ต่างๆไว้ใน ระบบ cloud ของ dropbox และไฟล์นั้นก็จะอยู่ในเครื่องคอมพิวเตอร์ของเราด้วย ไฟล์ทั้งสองแห่งจะเหมือนกันตลอดเวลา เวลาเราแก้ไขไฟล์ในเครื่องคอมพิวเตอร์ของเรา หรือในโฟลเดอร์ dropbox ในเครื่องของเรา ไฟล์นั้นก็จะถูกอัพโหลดไปอยู่ใน cloud ด้วย นั่นทำให้เรามีไฟล์อัพเดทเสมอใน cloud และ ในเครื่องคอมพิวเตอร์ของเรา

ถ้าเราใช้คอมพิวเตอร์ตั้งโต๊ะอยู่ที่อ๊อฟฟิศ และพกโน้ตบุ๊คติดตัวเพื่อทำงานนอกสถานที่ โดยที่ทั้งสองเครื่องเชื่อมกับ dropbox เอาไว้ เราจะแก้ไขไฟล์ต่างๆในเครื่องตั้งโต๊ะ ไฟล์นั้นจะถูกส่งขึ้นไปบนcloudเสมอ และเมื่อเราเปิดโน้ตบุ๊คที่ร้านกาแฟ เมื่อเราต่ออินเทอเน็ตและ dropbox ในโน้ตบุ๊คเริ่มทำงาน ไฟล์จาก cloud ที่อัพเดท จะไหลเข้าสู่โน้ตบุ๊คเราอัตโนมัติ นั่นทำให้เรามีไฟล์ที่อัพเดทอยู่เสมอในโน้ตบุ๊ค และที่เจ๋งสุดๆก็คือเราเข้าถึง dropbox ผ่านมือมือหรือแท็บเบล็ตได้ด้วย นอกจากจะสะดวกต่อการทำงานแล้ว เราก็ยังได้ผลพลอยได้เป็นการแบ็คอัพ เพราะมีไฟล์ล่าสุดทุกไฟล์ในโฟลเดอร์ที่อยู่ใน cloud นั่นเอง

ผมมีไฟล์คิดราคางานสิ่งพิมพ์จำนวนมากเป็นหมื่นไฟล์ เพราะทำงานคิดราคางานพิมพ์มายาวนานกว่ายี่สิบปี ก่อนจะมี dropbox ก็เก็บไฟล์ไว้ในคอมพิวเตอร์ที่บ้านอย่างเดียว โน้ตบุ๊คยังไม่ค่อยพกไปนั่งทำงานข้างนอก เวลาจะคิดราคาก็จะกลับมาคิดราคาในที่ทำงาน ไฟล์ก็จะอยู่ที่เดียวเสมอ การไปคิดราคาข้างนอก นั่งทำงานนอกสถานที่ เราจะต้องก็อปปี้ไฟล์คิดราคามาเก็บไว้ในที่ทำงานด้วย สมัยก่อนก็จะใช้วิธีก็อปปี้ใส่แฟลชไดร์ฟ แล้วมาก็อปปี้ลงเครื่องอีกที แต่พอยุคสมัยที่มี dropbox ให้ใช้ ทุกไฟล์ที่ใช้คิดราคาอยู่ใน cloud และอยู่ในคอมพิวเตอร์ที่ทำงาน และอยู่ในโน้ตบุ๊คเสมอ นี่คือความสะดวกขั้นสุดของบริการ dropbox

ข้อดีของการเก็บไฟล์ใน cloud คือ ไฟล์มีความปลอดภัย แต่ cloud ของระบบอื่นๆอย่าง google drive หรือ onedrive จะเก็บไฟล์ไว้ใน cloud แต่เพียงอย่างเดียว ไม่มีไฟล์ตัวจริงอยู่บนเครื่องคอมพิวเตอร์ของเรา ถ้าเน็ตล่มไม่สามารถออนไลน์ได้ เราจะเข้าถึงไฟล์ไม่ได้เลย แตกต่างจาก dropbox ที่ไฟล์อยู่ในเครื่องเราด้วย นั่นทำให้การเข้าถึงไฟล์แม้จะไม่มีอินเทอเน็ต ก็ยังทำงานกับไฟล์งานของเราได้ ต่อให้เน็ตล่ม เราก็ยังทำงานกับไฟล์เก่าได้ และเมื่อทำงานเสร็จ เราก็แค่รอให้อินเทอเน็ตกลับมาใช้งานได้ เมื่อออนไลน์อีกครั้ง dropbox จะทำการอัพเดทไฟล์ที่มีการเปลี่ยนแปลง ให้ทุกที่มีไฟล์เป็นเวอร์ชั่นล่าสุดเหมือนกัน

ลองสมัครใช้บริการ dropbox ดู เพื่อใช้ประโยชน์จาก cloud ให้เต็มที่ สมัครได้ที่นี่