เมื่อมีการขายสินค้าหรือบริการใดๆออกไปให้กับผู้ซื้อแล้วก็ต้องมีการเขียนบิลให้ไปด้วย การเขียนบิลอย่างถูกต้องจะต้องเป็นบิลที่มีชื่อผู้ซื้อ ซึ่งจะเป็นบริษัท หรือบุคคล ต้องเขียนชื่อเต็มตามหนังสือจดทะเบียนบริษัท รวมถึงการระบุเลขประจำตัวผู้เสียภาษี 13 หลัก และระบุสาขาด้วย ถ้าเป็นบริษัทไม่มีสาขาก็ให้ระบุว่าเป็นสำนักงานใหญ่ ข้อมูลสำคัญในใบกำกับภาษี และ ใบเสร็จรับเงิน จะต้องมีดังนี้

1. ชื่อผู้ขายและที่อยู่ตามเอกสาร ภพ20 (บริษัทของเราเอง)
2. ระบุสาขาของผู้ขาย ไม่มีสาขาก็ต้องลงว่าสำนักงานใหญ่
3. เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ขาย
4. ชื่อผู้ซื้อ อาจเป็นชื่อบุคคล หรือชื่อบริษัท พร้อมที่อยู่ตามเอกสาร ภพ20
5. ระบุสาขาของผู้ซื้อด้วย ถ้าไม่มีสาขาให้ลงว่าเป็นสำนักงานใหญ่
6. เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ซื้อ

กติกาการเขียนใบเสร็จรับเงินและใบกำกับภาษีนี้ได้รับการเปลี่ยนแปลงในปีที่แล้ว สร้างปัญหาให้กับผู้ประกอบการในด้านการทำเอกสารแบบฟอร์มใบกำกับภาษีและใบเสร็จรับเงินอย่างมาก บางบริษัทมีบิลแบบเดิมอยู่หลายสิบเล่ม บางที่เป็นร้อยเล่ม การเปลี่ยนแปลงกติกาการเขียนทำให้หลายบริษัทต้องสั่งพิมพ์บิลใหม่ทั้งหมด ของเก่าที่เหลืออยู่ใช้ไม่ได้ ทางโรงพิมพ์เองก็มีลูกค้าที่เดือดร้อนต้องมาพิมพ์บิลใหม่อยู่จำนวนมาก

ในช่วงเวลาที่การบังคับใช้ไม่มีการอนุโลมใดๆแล้วโรงพิมพ์ถึงขนาดต้องทะยอยพิมพ์บิลให้บริษัทต่างๆแห่งละ 1 เล่มไปใช้ก่อน แล้วที่เหลืออีกหลายเล่มหรือร้อยเล่มค่อยให้ลูกค้ามารับทีหลัง เพราะออเดอร์การสั่งพิมพ์บิลใบเสร็จรับเงินราคาหนึ่งเล่มเกือบจะเท่ากับบิลจำนวน 10 เล่ม ทุกรายก็เลยสั่งพิมพ์ 10 เล่ม แต่จะให้โรงพิมพ์ทำงาน 10 เล่ม ให้กับ 20 บริษัท ในเวลาแค่ไม่ถึงเดือนก็เป็นเรื่องที่เป็นไปไม่ได้ เราเลยต้องทะยอยทำให้ทุกรายไปก่อนอย่างละ 1 เล่ม เพื่อให้ลูกค้ามีบิลไปใช้ ไม่ต้องทะเลาะกับสรรพกร

หากคุณเปิดบริษัทใหม่ แล้วไม่รู้ว่าระบบเอกสารต้องมีแบบฟอร์มแบบใดบ้าง คุณสามารถปรึกษาขอตัวอย่างจากสำนักงานบัญชีที่คุณใช้บริการอยู่ได้ หรือ ถ้ายังไม่มีสำนักงานบัญชีที่รู้จัก ก็ให้ลองถามจากโรงพิมพ์ใกล้บ้านหรือเพื่อนที่ทำธุรกิจโรงพิมพ์ โรงพิมพ์ขนาดเล็กและกลางจะมีงานพิมพ์บิลเหล่านี้อยู่แล้วสามารถเอาตัวอย่างให้คุณดูได้ทันที